Integritetspolicy för Balderstam

1. Vilka uppgifter samlar vi in

Vi samlar i första hand in personuppgifter när du själv lämnar dem till oss, till exempel när du fyller i ett formulär eller kontaktar oss via e-post eller telefon.

Personuppgifter som kan behandlas är bland annat

• namn
• e-postadress
• telefonnummer
• uppgifter om din bostadsrättsförening eller fastighet
• andra uppgifter som du väljer att lämna i fritextfält och meddelanden

Tekniska uppgifter kan också behandlas i samband med ditt besök på webbplatsen. Se avsnittet om teknisk drift.

2. Teknisk drift av webbplatsen

När du besöker balderstam.se behandlas vissa tekniska uppgifter för att webbplatsen ska fungera säkert och stabilt.

Det kan handla om

• IP-adress
• datum och tidpunkt för besöket
• vilken sida som begärs
• webbläsare och enhetstyp
• felmeddelanden och loggar kopplade till drift

Behandlingen sker för att driva, skydda och felsöka webbplatsen. Den rättsliga grunden är vårt berättigade intresse av att tillhandahålla en säker och fungerande webbplats.

Vi använder i nuläget inte dessa tekniska loggar för marknadsföring eller avancerad beteendeanalys.

3. Cookies och liknande teknik

Balderstam använder i nuläget inga cookies för statistik, marknadsföring eller annan spårning på balderstam.se.

Vi har inte aktiverat verktyg som Google Analytics, Google Tag Manager, Meta Pixel, LinkedIn-taggar eller liknande. Därför visas ingen cookie-banner när du besöker webbplatsen.

Viss teknisk information kan fortfarande behandlas i loggar hos våra tekniska leverantörer enligt avsnittet om teknisk drift, men detta sker utan att cookies används för analys eller marknadsföring.

Om vi i framtiden väljer att införa funktioner som använder cookies eller liknande teknik kommer vi att uppdatera den här policyn. Där det krävs kommer vi att be om ditt samtycke innan sådana tekniker aktiveras.

Mer information finns på sidan Cookies och data.

4. Offertförfrågan och kontakt

När du fyller i vårt offertformulär eller kontaktformulär behandlar vi de uppgifter du lämnar till oss.

Det kan till exempel vara

• namn
• e-postadress
• telefonnummer
• uppgifter om bostadsrättsförening eller fastighet
• vilken typ av uppdrag du efterfrågar
• övrig information som du skriver i meddelandet

Vi behandlar dessa uppgifter för att

• ta emot och besvara din förfrågan
• ta fram offert och förslag på lösningar
• planera och genomföra tjänster
• följa upp dialogen med dig

Den rättsliga grunden är att kunna ingå eller fullgöra avtal med dig eller din förening samt vårt berättigade intresse av att hantera förfrågningar från kunder och intressenter.

Vi sparar uppgifterna så länge som behövs för att hantera förfrågan och en rimlig tid för uppföljning samt enligt de krav som följer av lag och bokföring.

5. Visselblåsning

Balderstam erbjuder en kanal för visselblåsning där det är möjligt att rapportera misstänkta allvarliga missförhållanden.

När du använder visselblåsarkanalen behandlar vi

• det du själv skriver i din rapport
• eventuell kontaktinformation om du väljer att lämna den

Du kan välja att rapportera anonymt. Om du anger kontaktuppgifter använder vi dem för att kunna återkoppla till dig om ärendet.

Syftet med behandlingen är att

• ta emot, utreda och följa upp rapporter om allvarliga missförhållanden
• säkerställa att lagar, interna regler och etiska riktlinjer följs

Behandlingen grundar sig på vår rättsliga skyldighet att hantera visselblåsningar enligt gällande lagstiftning och på vårt berättigade intresse av att upptäcka och hantera oegentligheter.

Tillgången till visselblåsarärenden är begränsad till särskilt utsedda personer. Uppgifter sparas endast så länge som behövs för utredningen och enligt tillämpliga lagkrav.

6. När du kontaktar oss på andra sätt

Om du kontaktar oss via e-post, telefon eller andra kanaler behandlar vi de uppgifter du lämnar i samband med kontakten. Det kan vara kontaktuppgifter och information om ditt ärende.

Vi använder uppgifterna för att kunna kommunicera med dig, hantera ditt ärende och följa upp dialogen. Den rättsliga grunden är vårt berättigade intresse av att kunna svara på frågor, ge support och sköta löpande kundkontakter.

7. Kunder, leverantörer och samarbetspartner

När vi har kontakt med företrädare för bostadsrättsföreningar, leverantörer och andra samarbetspartner behandlar vi personuppgifter som till exempel namn, befattning, kontaktuppgifter och korrespondens.

Syftet är att kunna

• planera och genomföra uppdrag
• sköta avtal och beställningar
• följa upp leveranser och samarbeten

Den rättsliga grunden är att kunna ingå och fullgöra avtal samt vårt berättigade intresse av att bedriva vår verksamhet på ett effektivt sätt.

8. Vilka vi delar uppgifter med

Vi delar inte dina personuppgifter med fler mottagare än vad som är nödvändigt för respektive ändamål.

För att driva vår verksamhet anlitar vi externa leverantörer, till exempel för

• drift av webbplatsen
• e-posttjänster kopplade till formulär
• IT-stöd och underhåll

Dessa leverantörer behandlar personuppgifter för vår räkning enbart enligt våra instruktioner och får inte använda uppgifterna för egna syften. När en leverantör behandlar personuppgifter åt oss betraktas den som personuppgiftsbiträde, och vi säkerställer att det finns personuppgiftsbiträdesavtal på plats med krav på lämpliga säkerhetsåtgärder.

Vi kan också behöva lämna ut uppgifter om det krävs enligt lag, myndighetsbeslut eller för att skydda våra rättigheter.

9. Överföringar till länder utanför EU och EES

Om någon av våra leverantörer finns eller lagrar uppgifter utanför EU eller EES säkerställer vi att överföringen sker i enlighet med dataskyddsförordningen.

Det kan till exempel ske genom

• att landet har en adekvat skyddsnivå enligt beslut av EU-kommissionen
• att standardavtalsklausuler används tillsammans med kompletterande skyddsåtgärder

Information om eventuella överföringar och tillämpliga skyddsåtgärder kan lämnas om du kontaktar oss.

10. Hur länge sparar vi uppgifter

Vi sparar inte dina personuppgifter längre än vad som behövs för respektive ändamål.

Generellt gäller att

• uppgifter kopplade till förfrågningar sparas så länge som krävs för att hantera ärendet och en rimlig tid för uppföljning
• uppgifter som ingår i avtal eller underlag till avtal sparas enligt gällande preskriptionsregler och bokföringslagens krav
• uppgifter i visselblåsarärenden sparas så länge som krävs för utredningen och enligt lagkrav

När uppgifterna inte längre behövs raderas eller anonymiseras de på ett säkert sätt.

11. Dina rättigheter

När vi behandlar personuppgifter om dig har du rättigheter enligt dataskyddsförordningen.

Du har bland annat rätt att

• få bekräftelse på om vi behandlar personuppgifter om dig
• begära en kopia av dina personuppgifter
• begära rättelse av felaktiga eller ofullständiga uppgifter
• begära radering av uppgifter i vissa fall
• begära begränsning av behandling i vissa fall
• invända mot behandling som bygger på berättigat intresse
• få ut uppgifter du själv lämnat i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och få dessa överförda till en annan personuppgiftsansvarig när det är tekniskt möjligt och behandlingen grundar sig på samtycke eller avtal

Om du vill använda någon av dina rättigheter är du välkommen att kontakta oss enligt uppgifterna längre ner på sidan. Vi kan komma att be dig styrka din identitet för att säkerställa att vi lämnar ut uppgifter till rätt person.

12. Rätt att lämna klagomål

Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter i strid med tillämplig dataskyddslagstiftning har du rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY.

Du hittar mer information på imy.se.

Vi ser gärna att du kontaktar oss först så att vi får möjlighet att hantera dina synpunkter.

13. Kontaktuppgifter

Balderstam AB
BOX 16035
103 21 Stockholm

Organisationsnummer: 559148-4737

Telefon: 010-750 08 34
E-post: info@balderstam.se

Ange gärna “Integritet” i ämnesraden om ditt ärende gäller personuppgifter.